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上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院研究生檔案歸檔須知 ——畢業(yè)研究生歸檔指導(dǎo) 《上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院研究生檔案歸檔須知》是交大醫(yī)學(xué)院檔案館根據(jù)國家教委（87）第16號(hào)文件——《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見的通知》的精神，結(jié)合我校具體情況，經(jīng)過研究生院協(xié)商所制定的歸檔要求。 在《歸檔須知》中提出了針對(duì)畢業(yè)研究生來館歸檔前準(zhǔn)備工作的要求及來館歸檔時(shí)的建議。 制定《歸檔須知》的目的是為了指導(dǎo)研究生歸檔準(zhǔn)備工作，規(guī)范歸檔材料，避免研究生在歸檔過程中重復(fù)作業(yè)，縮短研究生歸檔所需時(shí)間，保證研究生歸檔工作的順利進(jìn)行。 上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院研究生檔案歸檔須知 畢業(yè)研究生來館歸檔前準(zhǔn)備工作 實(shí)驗(yàn)原始記錄 記錄內(nèi)容 為撰寫畢業(yè)論文所做研究中形成的全部實(shí)驗(yàn)原始記錄，包括各類臨床觀察報(bào)告、調(diào)查問卷、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)單（如心電圖、腦電圖、化驗(yàn)單等）、圖紙、圖表、照片、X光片、程序框圖等; 封面填寫完整，包括論文標(biāo)題、起始日期等。 導(dǎo)師簽名 研究生科研記錄簿上必須有導(dǎo)師或?qū)�師組成員每三個(gè)月檢查一次的親筆簽名； 為保證實(shí)驗(yàn)記錄的有效性，建議導(dǎo)師簽名手寫； 簽名簽在首頁的原始記錄審核表上或者內(nèi)頁的實(shí)驗(yàn)記錄中。 編寫頁碼 頁碼編寫在記錄紙正面右上角或反面左上角； 從第一頁開始，在每一頁上均用黑色水筆編上統(tǒng)一的順序號(hào)作為頁碼，包括原始記錄審核表、目錄、書寫有內(nèi)容的記錄紙以及記錄簿中所有與實(shí)驗(yàn)相關(guān)的紙條和照片等（無內(nèi)容的空白頁無需編寫頁碼）； 編寫頁碼 粘貼的紙條或照片每一張算一頁，其頁碼寫在紙條或紙條旁邊的空處； 實(shí)驗(yàn)記錄簿下方印制的頁碼與歸檔時(shí)編寫的頁碼無關(guān)，必須按照檔案館的要求重新編寫； 按照順序依次編寫頁碼 編寫頁碼 編寫頁碼 如果實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)全部記錄在電腦中，則將數(shù)據(jù)統(tǒng)一打印在A4紙上，整理編號(hào)，并由導(dǎo)師簽字確認(rèn)后，和科研記錄簿一起帶到檔案館，統(tǒng)一裝訂。 研究生前期培養(yǎng)材料（培養(yǎng)手冊(cè)） 培養(yǎng)手冊(cè)（學(xué)歷研究生） 按照研究生院要求填寫完整，包括封面； 培養(yǎng)手冊(cè)（學(xué)歷研究生） 從目錄后的基本情況開始編寫第一頁，粘貼的紙條和表格同樣按照順序編寫頁碼，方法參照實(shí)驗(yàn)原始記錄。 沒有記錄也沒有粘貼紙條的空白頁無需編寫頁號(hào)。 培養(yǎng)手冊(cè)（學(xué)歷研究生） 培養(yǎng)手冊(cè)（學(xué)歷研究生） 將蓋有培養(yǎng)單位紅章的答辯決議書原件夾在培養(yǎng)手冊(cè)最后一頁，同時(shí)根據(jù)順序編寫頁號(hào)。 培養(yǎng)材料（同等學(xué)力等沒有培養(yǎng)手冊(cè)的研究生） 準(zhǔn)備培養(yǎng)計(jì)劃、開題報(bào)告、答辯決議書原件（需蓋有培養(yǎng)單位紅章） ； 開題報(bào)告按照研究生院要求，包含開題申請(qǐng)表、設(shè)計(jì)任務(wù)書、開題報(bào)告及記錄； 按照上述順序排序整理，逐頁編寫頁碼； 編號(hào)方法參照實(shí)驗(yàn)原始記錄 。 答辯論文裝訂本和論文光盤 答辯論文裝訂本 最終印刷成冊(cè)的論文一本。 論文光盤 光盤中只刻錄答辯論文，并標(biāo)注姓名、學(xué)號(hào)、專業(yè)和答辯論文題名； 統(tǒng)一使用培養(yǎng)單位的中號(hào)信封裝光盤； 信封上同樣寫明姓名、學(xué)號(hào)、專業(yè)和答辯論文題名； 信封不要封口，也不要粘在論文本上。 答辯決議書 歸檔應(yīng)使用答辯決議書原件；蓋培養(yǎng)單位、科室或研究生 院公章； 原件上必須蓋有培養(yǎng)單位公章。 檢索卡片 根據(jù)個(gè)人情況，嚴(yán)格按照卡片要求內(nèi)容填寫，字跡端正； 填寫內(nèi)容統(tǒng)一使用黑色水筆，不可用藍(lán)黑色水筆； 案卷號(hào)、密級(jí)不用填寫，歸檔時(shí)由檔案館統(tǒng)一給予。 卡片背面需要填寫論文簡介，200字左右； 簡介允許用打印件裁剪至表格相同大小，粘貼上去； 畢業(yè)研究生來館歸檔事宜 1、時(shí)間 歸檔時(shí)間：論文答辯后一周內(nèi)； 接待時(shí)間：周一至周五，上午08：00~11：00 下午13：30~16：00 2、地點(diǎn) 醫(yī)學(xué)院老紅樓三樓檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)室。 3、聯(lián)系電話：63846590*776413 注意事項(xiàng) 實(shí)驗(yàn)記錄建議用黑色水筆書寫，字跡端正，圖樣清晰，左側(cè)留出裝訂線； 圖紙、圖表、照片和X光片等用膠水或膠帶粘貼在記錄紙上， 禁止用金屬制品裝訂； 編寫頁碼要仔細(xì)，不要跳號(hào)、漏號(hào)； 歸檔時(shí)請(qǐng)自帶黑色水筆，以免耽誤不必要的時(shí)間； 每天盡早來館歸檔，以免由于排隊(duì)等待人數(shù)過多，而導(dǎo)致無法在當(dāng)天完成歸檔； 來檔案館歸檔前可在研究生院網(wǎng)頁上下載打印離校手續(xù)單，歸檔完成后，檔案館將直接蓋章，可避免再次來館的辦理手續(xù)； 離校手續(xù)單下載網(wǎng)址：http://yjsy.shsmu.edu.cn//jyxzzq/692.htm 研究生離校前完成檔案歸檔工作后，由檔案館出具歸檔證明或直接在離校手續(xù)單上蓋章，未完成歸檔者醫(yī)學(xué)院將不發(fā)放學(xué)位證書。 謝謝配合！wQb紅軟基地

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