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項目檔案驗收及檢查中的常見問題分析 2017年3月27日 喬書榮 項目檔案驗收主要內(nèi)容 項目驗收依據(jù) 項目檔案驗收依據(jù) 驗收程序和方法 如何準備檔案驗收 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 項目驗收依據(jù) 驗收依據(jù)—國防科工局《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目竣工驗收實施細則》（2011） 第四條：委托軍工集團公司負責其成員單位檔案單項驗收工作 項目驗收依據(jù)： 國家有關法律、法規(guī)、及相關規(guī)定； 項目可行性研究報告、初步設計批復，包括設計變更、方案或概算以及相關文件； 項目驗收依據(jù) 國防科工局下達的年度驗收計劃 竣工財務決算、審計資料 引進技術(shù)或成套設備的合同以及國外提供的設計文件等資料 環(huán)保、消防、人防、勞動安全衛(wèi)生、質(zhì)量評定、檔案等單項驗收文件 地方建設主管部門批準的具有法律效力的文件（規(guī)劃證、施工證等） 項目檔案驗收依據(jù) 國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法，科工計[2015]931號 主要管理規(guī)定：《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》、《重大建設項目檔案驗收辦法》 遵從的標準：《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DAT28-2002）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT22）、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GBT11822、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DAT42） 項目檔案驗收依據(jù) 國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法（科工計[2015]931號） 六章31條 職責分工：科工局、軍工集團、項目單位 歸檔：建設單位+參建單位 檔案驗收：現(xiàn)場驗收的必備條件、分段驗收 項目檔案管理 職責分工 科工局：制定制度、監(jiān)督指導檢查、宣貫交流 主管單位：建立檔案工作體系、項目檔案驗收、培訓、檔案信息報送 建設單位：明確檔案工作職責、集中管理 歸檔要求：詳細具體 檔案驗收條件：完成批復內(nèi)容、單項驗收完成、財務決算審計、全部材料歸檔 項目檔案驗收依據(jù) 《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（161號文） 基本要求：完整、準確、系統(tǒng)、安全 責任在建設單位 檔案驗收的組織 國防科工委（局） 或授權(quán)檔案機構(gòu) 驗收組 組長+專家 不少于5人 項目檔案驗收依據(jù) 驗收程序 下達驗收計劃 申請驗收 時間：竣工驗收前2個月（30天），15個工作日答復驗收通知 匯報、監(jiān)理、質(zhì)詢、檢查檔案、宣布意見 項目檔案驗收的程序和方法 一、項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況 1．按照DA／T 28—2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，結(jié)合項目產(chǎn)生文件材料的實際情況，檢查項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。 2．項目文件材料的收集、整理、歸檔和項目檔案的整理與移交符合DA／T28—2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及GB／T11822—2000《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。 項目檔案驗收的程序和方法 二、項目檔案的安全 1. 檔案庫房采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施，檔案庫房與閱覽、辦公用房分開。 2．檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具符合標準要求。 3. 歸檔文件材料的制成材料符合耐久性要求。 4．采取有效措施保證檔案實體和信息安全。 項目檔案驗收的程序和方法 三、檔案驗收申請報告的內(nèi)容要求 (1)項目概況（任務來源、建設起止時間、投資額、項目主要建設內(nèi)容、主要設備購置清單）； (2)項目檔案管理概況（保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)所采取的控制措施，項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，檔案種類和數(shù)量、案卷質(zhì)量、竣工圖質(zhì)量）保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)所采取的控制措施； (3)檔案在項目建設、管理、試運行中的作用； (4)申請驗收的檔案目錄 (5)存在的問題及解決措施。 項目檔案驗收的程序和方法 項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復查。復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關部門對項目建設單位（法人）通報批評。造成檔案損失的，依法追究有關單位及人員的責任。 項目檔案驗收的程序和方法 （一）自評申報 項目參建各單位對照驗收標準自評，并由項目建設或監(jiān)理單位將自評情況匯總，形成書面報告 項目檔案驗收的程序和方法 （二）驗收組織 軍工集團檔案部門具體組織驗收 項目檔案驗收的程序和方法 項目檔案驗收會議議程： 1.會議主持人介紹參加會議的領導和有關人員； 2.驗收組長宣布檔案驗收組成員名單； 3.項目建設單位(法人)匯報項目建設概況、項目檔案工作情況； 4.監(jiān)理單位匯報項目檔案質(zhì)量的審核情況； 5.驗收組提出相關質(zhì)詢，組長提出檢察驗收的有關要求； 6.項目檔案驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況； 7.驗收組對檔案情況打分 8.項目檔案驗收組對項目檔案質(zhì)量進行綜合評價； 9.項目檔案驗收組形成并宣布項目檔案驗收意見； 10.有關單位負責人講話。 項目檔案驗收的程序和方法 聽取匯報 1、項目檔案驗收組聽取項目建設單位和監(jiān)理單位（如果有多個監(jiān)理，可以選代表）有關項目概況和項目文件材料收集整理情況口頭匯報； 2、項目參建各單位（建設、設計、施工、監(jiān)理）向驗收組提交竣工文件材料編制情況的書面報告及目錄。 項目檔案驗收的程序和方法 察看現(xiàn)場 項目檔案驗收組察看工地現(xiàn)場及檔案管理現(xiàn)場（如果時間不夠，工地現(xiàn)場可以不看）； 察看工地主要是增加對建設項目本身的認識，從而更全面、準確地了解和掌握項目檔案的內(nèi)容； 察看檔案管理現(xiàn)場主要是檢查檔案庫房及設施設備。 項目檔案驗收的程序和方法 檢查檔案 方式：質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷。 數(shù)量：不少于100卷（<100卷，100%；101-1000，30%；>1001，15%) 重點：項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、招投標文件、協(xié)議等。 檔案驗收檢查方法 （一）組織管理 1、制度體制 5、合同管理 2、同步開展 6、辦公設備 3、責任考核 7、信息化 4、人員配備 項目建設單位認真執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)，建立健全項目檔案各項規(guī)章制度，建立了切合實際的項目檔案工作的管理體制和工作程序。 項目建設單位對檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、建立等參建單位實行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。 項目檔案實行領導負責制，確定了負責項目檔案工作的領導和部門，實行了各部門和有關人員檔案工作責任制，并采取了有效的考核措施。 項目文件的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力。 配備適應工作需要的檔案管理人員，檔案管理人員經(jīng)過檔案管理培訓。 采用先進信息技術(shù)，實現(xiàn)項目檔案管理信息化。 保證項目檔案工作所需經(jīng)費，配備了復印機、計算機及聲像器材等必備的辦公設備，滿足工作需要。 （一）組織管理 1．1 制度體制 （1）是否建立了項目檔案工作各項規(guī)章制度 主要抽查項目建設單位提供的有關規(guī)章制度。 1．2 同步開展 項目建設單位(法人)對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督指導。 自覺接受有關部門對項目檔案工作的檢查監(jiān)督和指導，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題能及時整改。 一看相關文件材料；二看實際效果。 1．2 同步開展 是否做到項目檔案工作與項目建設同步進行 一看項目檔案工作開展的時間；二看項目建設單位和監(jiān)理單位工作計劃和安排；三看單位工程交工驗收記錄；四看申報項目檔案驗收的時間。 1．3 責任考核 （1）項目檔案工作實行領導負責制 一看項目相關領導的崗位責任制；二看解決檔案工作實際問題的事例 1．3 責任考核 是否確定了負責檔案工作的部門及領導 一看項目相關部門及領導的崗位責任制；二看相關部門形成的有關文件材料。 1．3 責任考核 是否采取了有效的考核措施 看相關部門形成的有關文件材料，如年度考核記錄、總結(jié)、通報等。 1．4 人員配備 （1）配備了適應工作需要的檔案管理人員 一看相關的文件材料，二看被檢查項目檔案工作的完成情況 1．4 人員配備 檔案管理人員經(jīng)過檔案專業(yè)崗位培訓 主要看建設單位和監(jiān)理單位提供的相關人員培訓證書。 1．5 合同管理 （1）項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理 抽查建設單位與設計、監(jiān)理、施工單位簽訂的合同文本。 1．5 合同管理 （2）要求明確 抽查建設單位與設計、監(jiān)理、施工單位簽訂的合同文本。 1．5 合同管理 （3）控制措施有力 一看建設單位的合同要求，二看建設單位的結(jié)算規(guī)定，三看各參建單位文件材料歸檔情況。 1．6 辦公設備 （1）保證檔案工作所需經(jīng)費 一看相關的文件或記錄，二看項目檔案工作的條件。 1．7 信息化 采用先進信息技術(shù)，實現(xiàn)項目檔案管理的信息化。 重點從基礎設施、資源建設、應用效果三方面考核。 （二）案卷質(zhì)量 1、形成質(zhì)量 （1）齊全完整 （2）真實準確 （3）耐久有效 2．1．1 齊全完整 按照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》所列內(nèi)容，參考各行業(yè)歸檔范圍的規(guī)定，重要文件歸檔無遺漏。檢查竣工圖紙（含修改通知單）或征地圖、重要合同、協(xié)議書等重要文件是否缺失。 2．1．2 真實準確 （1）所有歸檔文件材料真實，內(nèi)容準確，簽署手續(xù)完備。 重點抽查各種施工記錄、結(jié)算材料、進場材料質(zhì)量證明文件和會議紀要等的簽署手續(xù)。 2．1．2 真實準確 （2）竣工圖編制準確，修改到位，簽署手續(xù)完備，能真實反映項目竣工時的實際情況。檢查竣工圖內(nèi)容與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更，施工及質(zhì)檢記錄是否相符。 重點抽查竣工圖修改是否到位，竣工圖章填寫是否完整，簽署手續(xù)是否完備。 2．1．3 耐久有效 （1）歸檔紙質(zhì)材料字跡清楚，圖樣清晰，頁面整潔，格式規(guī)范，符合檔案保護要求 一看紙張質(zhì)量，有無破損或易破損；二看字跡材料，有無鉛筆、圓珠筆等易退色筆跡；三看有無不應復印歸檔但實際歸復印件，歸檔文件應以原件為好。 2．1．3 耐久有效 （2）錄音、錄像文件應保證載體的有效性 主要檢查歸檔的錄音帶、錄像帶有無變質(zhì)，能否正常播放。 2．1．3 耐久有效 （3）長期存儲的電子文件使用不可擦除型光盤。 主要檢查歸檔光盤的型號，數(shù)據(jù)是否可讀。 整理質(zhì)量 2．2．1 排列系統(tǒng) 分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)、有序。項目檔案案卷與卷內(nèi)文件的排列符合國家或?qū)�業(yè)主管部門的有關標準規(guī)范。 一看整個項目的案卷排列是否科學合理（一般按照項目建設的階段先后進行排列）；二看每一階段案卷排列是否科學合理（一般綜合性內(nèi)容在前，專業(yè)（題）性內(nèi)容在后）；三看卷內(nèi)文件排列是否科學合理（一般按問題——時間排列，保持文件之間的有機聯(lián)系）。 2. 2. 2 封面脊背 檢查書寫是否正確清晰、與卷內(nèi)文件是否一致，密級標注是否正確。 2．2．3 案卷題名 案卷題名規(guī)范，簡明扼要，能準確揭示卷內(nèi)文件材料的主要內(nèi)容和特征。責任者+內(nèi)容+文種一般不超過60個字。 重點看能否準確揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容和特征，其次看表達是否規(guī)范和簡明扼要。 2．2．4 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件材料實物相符，無錯漏；著錄格式符合規(guī)范要求，字跡清晰。 一看著錄內(nèi)容是否準確，二看文件條目有無遺漏；三看著錄格式是否規(guī)范（如補充題名）。 2．2．5 卷內(nèi)備考 卷內(nèi)備考表要標明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)。不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時間等。 一看有無標明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)（這對單件裝訂的案卷尤其重要），二看有關人員簽字是否完備。 2．2．6 紙張折疊 案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊或裱貼為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復。幅面一般采用國際標準A4型或國家通用16開型。圖樣折疊時標題欄露在右下角。 現(xiàn)場抽查。 2．2．7 案卷裝訂 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項目應統(tǒng)一。整卷裝訂的案卷要整齊、牢固，單份文件裝訂的案卷要在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。 整卷裝訂和單件裝訂分別抽查。 （三）檔案安全 1、用房設施 2、檔案裝具 3、安全措施 3．1 用房設施 檔案庫房與閱覽、辦公用房“三分開”。檔案庫房配置有防火、防盜、防水、防有害生物和溫濕度調(diào)控等設施。 現(xiàn)場檢查。一看檔案用房，二看各種設施。 3．2 檔案裝具 檔案柜架、卷盒（PH=8）、卷皮等檔案裝具符合標準要求。 按照有關標準對照檢查。 3．3 安全措施 采取有效措施保證檔案實體和信息安全。 一看相關制度、規(guī)定（如庫房管理制度、保密制度、借閱利用制度、計算機網(wǎng)絡管理規(guī)定），二看實際效果。 項目檔案驗收的程序和方法 評分定等 驗收組對照《檔案驗收評分辦法 》中所列的“驗收標準”，逐項進行評議打分，并根據(jù)評分結(jié)果確定等級。 最后，驗收組組長要根據(jù)評定結(jié)果，提出驗收意見，由驗收組討論通過。 項目檔案驗收的程序和方法 項目檔案驗收意見反饋單（逐項部分） 項目檔案驗收的程序和方法 項目檔案驗收意見反饋單（綜合部分） 項目檔案驗收的程序和方法 意見反饋 驗收組組長（或由組長委托驗收組其他成員）將驗收評定結(jié)果和驗收意見向項目建設單位和各參建單位進行反饋。 項目檔案驗收的程序和方法 結(jié)果通知 項目檔案驗收會議結(jié)束后，驗收組織單位將項目檔案驗收結(jié)果以書面形式通知項目建設單位（法人）。 對驗收不合格的項目，由檔案驗收組提出書面整改意見，交建設單位改進，整改完后，重新申請驗收。 項目檔案驗收的程序和方法 項目檔案驗收結(jié)果通知的內(nèi)容 驗收合格的項目檔案專項驗收結(jié)果由驗收組織單位發(fā)文。 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 存在的問題 近年來的固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收過程中發(fā)現(xiàn)許多單位在檔案管理各個環(huán)節(jié)中存在著這樣或那樣的問題。這些問題主要集中在材料收集、檔案整理、保管條件（完整性、系統(tǒng)性、安全性）等幾個方面。 問題原因分析 未建立系統(tǒng)收集檔案材料的制度、規(guī)范、標準 項目活動參與者的培訓不充分，責任落實不到位 項目的復雜性造成項目檔案資料收集的復雜 項目人員與檔案人員缺少充分的溝通 檔案工作投入資源不足 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 材料收集方面 復印件較多、材料缺少、后補的文件較多 檔案整理方面： 沒有分類辦法 有辦法，但辦法與實體分類不一致。 保管條件方面： 有些單位檔案保管條件比較簡陋，達不到檔案安全保管的基本要求。 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 改進的方法 在材料收集方面，進一步完善相關規(guī)章制度，并制定切實可行的保障措施（和相關人員的年度考核、福利待遇掛鉤），確保制度落實到位。在材料整理方面，制定切合單位實際情況的檔案分類編號辦法，并按照辦法實行，材料整理時應按照有關要求進行。在檔案保管方面，隨著單位的發(fā)展，應逐步改善。 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 需要加強收集的材料 項目立項及各審批環(huán)節(jié)的過程文件 項目管理的過程文件，項目前期討論的文件 項目相關的會議紀要、組織變更 項目發(fā)表的論文、專利文件、匯編、�？� 實物檔案未收集，如見證件、巖芯、重要試樣 缺少電子文件收集的制度標準，如函件、試驗數(shù)據(jù)、設計文件、模型等 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 需要加強收集的材料 基建類 加強設備、音像方面的材料收集 產(chǎn)品類 除鑒定證書以外，加強以下方面材料的收集： 樣機試制計劃、 樣機試制工藝流程、 試制工藝文件和工藝裝備文件、 樣機試制運行記錄、 樣機試制過程紀要、 設計文件補充及更改材料、 設計文件更改記錄、 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 設備類 除開箱材料之外，注意收集考察決策、安裝調(diào)試、維護（修）、改造方面的材料： 設備購置計劃申請書、 設備購置計劃投資預算書、 設備購置技術(shù)經(jīng)濟論證材料、 設備購置批準書、 設備購置協(xié)議書、訂貨合同、 設備安裝任務書、 設備安裝工藝工程、 設備精度檢查記錄、試車記錄、 設備性能檢查與運轉(zhuǎn)情況紀錄、 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 設備安裝調(diào)試驗收單、 設備安裝驗收移交單、 設備運轉(zhuǎn)、檢修記錄、 設備運行交接記錄、 設備事故報告、 設備性能安全、精度檢查記錄、 設備故障修理停車記錄、 設備送修轉(zhuǎn)交單、 設備修理完工通知單、 設備二級保養(yǎng)記錄、 設備大修理完工報告及質(zhì)量檢查記錄、 設備改進方案、改造計劃 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 照片檔案存在的問題： 1、 收集不全。 2、 整理凌亂。 3、 裝具混亂。 尤其是收集不全的問題特別突出。 a材料不全 b底片不全 c照片說明不全 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 完整性方面： 1、前期文件收集不完整 2、缺工程合法性證明文件；如缺工程核準、批復文件，缺土地使用證、建設用地規(guī)劃許可證、施工許可證等。 3、招投標文件中缺評標記錄、評標報告和中標通知書； 4、質(zhì)監(jiān)文件、設計變更文件沒有閉環(huán)，缺整改結(jié)果反饋材料； 5、調(diào)整內(nèi)容的文件不完整 6、設備文件不齊全； 7、缺照片、錄音、錄像材料。 8、與項目相關的過程文件不完整 要保證項目文件齊全、完整，建設單位一是要制定歸檔制度，從源頭上保證文件能收集齊全；二是要對參加工程建設的各單位、各部門、各環(huán)節(jié)文件的積累、收集加強監(jiān)督、指導； 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 有效性方面主要表現(xiàn)： 1、文件簽字、蓋章手續(xù)不完備。如合同、協(xié)議只蓋章，沒有法人簽字，或只有簽字，沒有蓋章；隱蔽工程驗收記錄簽字不全，或缺設計單位簽字，或缺建設單位簽字。 2、檔案正本中有些文件不是原件。 3、有些竣工圖沒蓋竣工圖章，或簽字不全。 4、監(jiān)理文件不規(guī)范 真實性、準確性方面主要表現(xiàn)： 1、竣工圖修改不到位，竣工圖沒有按設計變更做相應的更改。 2、在施工圖上修改不注明修改依據(jù)。 3、原材料出廠合格證、檢驗報告的日期晚于復檢日期。 要保證文件有效、真實、準確，需要文件形成單位、監(jiān)理單位和建設單位對文件的內(nèi)容和形成過程認真審核把關。 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 安全性 1、檔案保管設施、設備不滿足條件（防潮、防火等） 2、電子文件缺少備份和檢驗手段 3、各單位普遍缺少檔案修復能力，殘損檔案不能及時修復 4、重要檔案異地、異質(zhì)保存缺少條件 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 系統(tǒng)性 1、檔案分類科學性不強 2、卷內(nèi)備考不詳細 其他方面 為追求系統(tǒng)性，把一冊文件拆為數(shù)冊分別成卷，破壞了文件的原始完整。 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 項目檔案管理貫穿于項目建設的全過程，在不同的時間段或不同的責任單位有不同的控制要點需要注意。 1、建設單位在項目籌建、報批、招投標、簽訂合同、設計變更等階段，需要特別關注的節(jié)點是： （1）地質(zhì)勘察報告、拆遷進度表、合同文件（包括承包合同和委托合同）。 （2）勘察、設計、監(jiān)理、施工招投標文件：招標書、（中標的）投標書（未中標的投標書一般保存兩年即可）、評標報告（評標報告是建設單位歸檔整理時容易忽視的內(nèi)容之一，但它對項目核查與審計意義重大，必須引起建設單位的重視）缺一不可。 （3）計量∕支付報表、工程變更費用報審與簽認、工程及合同變更處理意見、分包單位資質(zhì)報審資料等。 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 （4）所有的變更，均要有談判紀要或會議紀要。變更談判紀要或與變更有關的會議紀要也是建設單位在項目檔案管理過程中常常被忽視的內(nèi)容，造成歸檔時資料不全的現(xiàn)象比較多，在項目建設過程中，任何一個變更都會對項目進度控制造成一定的影響，都會引起投資額的變化，對變更必要性的討論和決定過程是證明變更合理性的證據(jù)，因此，有關變更的所有談判記錄都必須及時收集和歸檔。 （5）要加強項目檔案管理力度，有效增強項目檔案的監(jiān)管作用，建設單位在與設計、施工、監(jiān)理單位簽訂合同、協(xié)議時，就應當設立專門條款，明確規(guī)定有關工程文件、圖紙及其他特殊載體文件的整編歸檔內(nèi)容及各方應承擔的責任，以制度形式將檔案管理真正納入項目管理流程，與程序捆綁，有效實行節(jié)點控制。設計單位的初步設計圖和說明、技術(shù)設計圖和說明、設計變更文件和圖紙要確保完整、準確，由建設單位整理歸檔。 （6）建設單位在項目交竣工驗收階段，要注意對交（竣）工驗收申請、交（竣）工檢測意見書和交（竣）工監(jiān)督報告的收集歸檔。 2、監(jiān)理單位在項目檔案收集、整理、歸檔過程中肩負著雙重的責任由于監(jiān)理單位在項目建設中的特殊地位，建設單位要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用，在監(jiān)理合同中增加其對設計、施工單位歸檔文件的審核責任。由監(jiān)理單位對設計單位、施工單位文件材料的形成、積累、立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查，在控制節(jié)點進行審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問題及時令其整改。 因此，監(jiān)理單位在日常工作中，除做好監(jiān)理歸檔文件的收集、整理、歸檔以外，還要注意對設計單位、施工單位歸檔文件資料的附合性、完整性實施關鍵節(jié)點控制。 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 （1）通常監(jiān)理單位對施工質(zhì)量檢驗分析文件都比較重視，對管理性文件忽略較多，工程質(zhì)量控制不單純是對原材料、施工質(zhì)量進行檢驗分析，質(zhì)量控制還表現(xiàn)在管理過程中的方法和手段上，因此，監(jiān)理單位與參建單位及業(yè)主的來往重要函件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理指令（通知）、監(jiān)理回復、監(jiān)理日志、監(jiān)理工作總結(jié)、開（停復）工令許可證、進度管理文件中的開工和復工報審表、工程暫停令、工程延期報審與批復表或有關進度控制的會議記錄要全部歸檔、備忘錄、工程質(zhì)量報驗申請表、工程款支付申請證書、工程變更費用報審與簽認、分包和供應單位資質(zhì)審核表、監(jiān)理工作會議記錄或紀要同樣是檔案歸檔不可缺少的內(nèi)容。 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 （2）監(jiān)理單位對施工、設計單位的檔案監(jiān)督主要體現(xiàn)在日常工作中對設計、施工單位需要歸檔的文件資料進行把關，對文件生成的完整性、真實性進行審核，并隨時提示設計、施工單位對歸檔文件材料進行收集，促成設計單位、施工單位文件材料的形成和積累，以此避免設計單位和施工單位在項目驗收前臨時組織人員突擊收集、整理資料，給項目檔案的完整性、有效性、真實性造成影響。 （3）監(jiān)理單位對設計、施工單位歸檔文件的監(jiān)督審核對監(jiān)理人員提出了更高的要求，作為監(jiān)理人員一定要掌握設計、施工單位歸檔文件的控制節(jié)點，并在工作中對這些節(jié)點控制文件進行關注，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，才能保證設計、施工單位歸檔文件的完整和有效。 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 3、施工單位在文件歸檔中擔負著相當重要的作用。 項目建設的關鍵控制點就是施工過程，項目建設的成效就是在施工過程中一點一點確立起來的，所以施工過程記錄文件在整個項目檔案中占有非常重要的位置，項目檔案的大部分都體現(xiàn)在施工階段，因此施工單位的文件歸檔就顯得更加重要。 由于施工單位在項目建設中的特殊作用，相對于其他參建單位，施工單位的檔案任務量大、涉及面廣，歸檔工作相對比較復雜，但是如果在施工過程中能夠?qū)�檔案收集、整理節(jié)點進行有效控制，在檔案歸檔時就可以收到良好的效果。通過在項目檔案整理過程中的匯總發(fā)現(xiàn)，施工檔案的不足主要體現(xiàn)在：施工組織設計、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、施工預算的編制和審查、質(zhì)量事故處理記錄、施工日志等歸檔不全。 驗收中發(fā)現(xiàn)的問題和解決辦法 原材料試驗、施工檢測、隱蔽工程施工記錄是工程項目質(zhì)量的記錄文件，是工程質(zhì)量判別的依據(jù)；施工技術(shù)準備文件、設計變更、洽談記錄文件和對變更采取有效施工方法的記錄，是對施工進度、質(zhì)量、投資會產(chǎn)生重大影響的因素，對其完整的記錄保存是判別施工管理質(zhì)量的依據(jù)。 因此，施工單位檔案管理人員面對大量的資料，如果不掌握節(jié)點控制的方法，很容易顧此失彼，遺漏重要資料歸檔。項目檔案不僅是對項目自身建設過程的簡單記錄，它是項目成果存在和延續(xù)的核心資源，是項目驗收、審計、稽查、后評價的依據(jù)，對項目監(jiān)管具有很大的促進作用。真實、全面、完整地記錄項目建設全過程，是項目檔案工作者應盡的職責，而把握項目檔案管理中的關鍵點，實施節(jié)點控制是提高項目檔案歸檔質(zhì)量最有效的方法之一，每一個項目檔案管理者都應該領會、引用和發(fā)揚光大。 2016年項目檔案檢查問題匯總 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