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公文流轉 小組成員：樓麗芳 楊瑛 袁亞文 趙洋 公文流轉 公文流轉 公文流轉簡單說，就是一份文件從擬稿人開始，到簽發(fā)這份文件的領導為止。過程就是：第一個領導看好同意了，流轉給下一個需要看的領導，直到最后一個領導同意。 審批這份文件的流程、過程，就是公文流轉。 主要內(nèi)容包括： 收文辦理 發(fā)文辦理 內(nèi)部公文和外部公文流轉流程 公文流轉流程圖 公文流轉的特點 公文的流轉機制設計 一、收文辦理 凡上級、同級來文和下級請示、報告，一律為收文。 1. 簽收 （1）在機要局或郵政局的送件單上簽字，注意核對、清點，急件應注明簽收具體時間。 （2）在黨政網(wǎng)公文交換中心及時下載、存儲、打印非密級公文。縣委、縣政府、縣委辦、縣政府辦、上級業(yè)務部門的文件必須下載處理。嚴禁截流文件，不送領導。辦公室最大的問題是擅自做主，要多請示、多匯報。 2. 登記。按“收文登記簿”上的要求逐項做好公文的分類登記工作，包括：來文機關、收文時間、字號、標題、緩急程度、密級、份數(shù)等。 3. 閱文。對每一份公文，均應認真閱讀，了解內(nèi)容，弄清需要辦理的事項。 4. 擬辦。附上收文或請示、報告處理箋，按處理箋上的項目逐一填寫，由辦公室主任提出擬辦意見，在擬辦意見欄內(nèi)簡要說明需要解決的問題，并提出處理意見。 5. 呈辦。送辦公室分管領導，如分管領導不在，可直接送單位主要負責人。與公文相關的文件、資料一并呈送。 6. 轉辦。將領導實質(zhì)性批示登記以后，需轉股室的應及時通知受文單位來人取件，涉及多個股室的要復印，分別通知，并請取件人在原件或登記簿上簽字。 7. 催辦。領導批示轉出后，要及時與股室取得聯(lián)系，進行催辦，掌握辦理進程，按時限期辦理結果報批示領導。 8. 協(xié)辦。涉及股室辦理的事項，由辦公室協(xié)助主辦單位做好協(xié)調(diào)工作，督促股室按領導批示認真落實，或提出處理意見送領導審定。 9. 發(fā)文。如需發(fā)文相關部門代擬文稿，交辦公室審核進入發(fā)文程序。 10. 回復。股室辦結后將辦理結果回復辦公室；重要文件的辦結情況，由辦公室主任向作批示的領導報告。請示辦結后要以書面或口頭形式向報文單位作出回復。 11. 歸檔。收文件辦結后，所有實質(zhì)性批示均由辦公室文秘人員復印2份，送辦公室匯編和留存?zhèn)洳�，原件注明辦結后分類歸檔。 12．清理。每周一將上周辦結文電分類清理送辦公室分管領導閱；未辦結的，向辦公室分管領導作出說明。 13．絕密件和特提、特急件的辦理。絕密件收文后及時登記；由辦公室主任用專用文件夾呈送單位主要負責人閱，不得擅自擴大閱文范圍；送閱文件后，須立即存放保險柜，并作好登記；在規(guī)定時限內(nèi)清退回發(fā)文單位，所有清退文件須通過機要渠道傳遞，并保留依據(jù)。特提、特急件、縣領導批示件收到立即辦理。 二、發(fā)文辦理 凡以單位的名義印發(fā)的文件，均由辦公室按程序進行校核，確保公文質(zhì)量和印發(fā)時效。 1. 接件。接件時，應首先確認來文單位的材料是否符合報批程序有關規(guī)定。 （1）部門（單位）報請以縣委、縣委辦公室或縣政府、縣政府辦公室名義批轉、印發(fā)的文件，其文件代擬稿應以部門（單位）正式文件或由其負責人簽字后上報。 （2）凡需由縣委、縣政府或縣委辦公室、縣政府辦公室聯(lián)合印發(fā)的文件，由黨委部門、人大機關、政協(xié)機關、軍事機關、群團部門或法院、檢察院代擬并報送的，先送縣委辦公室秘書科辦理，再由縣委辦公室轉縣政府辦公室秘書科辦理，由政府部門代擬并報送的，先送縣政府辦公室辦理，再由縣政府辦公室轉縣委辦公室秘書科辦理。 （3）除領導明確要求報送給本人的外，來文單位一律不得將代擬稿直送縣委、縣政府領導和縣委辦公室、縣政府辦公室領導。 （4）來文單位應提供以縣委、縣委辦公室或縣政府、縣政府辦公室名義發(fā)文的相關依據(jù)：縣委、縣政府領導和縣委辦公室、縣政府辦公室領導關于來文或代擬稿內(nèi)容、發(fā)文規(guī)格、發(fā)文形式等方面的批示或指示；縣委常委會、縣政府常務會或縣委領導、縣政府領導等主持召開的專門會議研究同意或明確要求行文的決議或決定；省、市委局辦對同類工作或處理同類問題印發(fā)的文件。 2. 承辦。接件后，接件人員及時報告，由辦公室領導統(tǒng)籌后交有關公文辦理人員承辦。 （1）公文校核承辦工作實行首辦責任制。 （2）承辦人員應根據(jù)對簽收材料的初步審核情況及時附《處理箋》，并據(jù)實填寫“緩急程度”、“密級”、“標題”、“編號”、“承辦人”、“來文單位”、“承辦時間”等內(nèi)容。 3. 審核 （1） 嚴把行文關。嚴格按照行文規(guī)則要求和精簡文件規(guī)定，審核擬發(fā)公文是否規(guī)范，行文發(fā)布是否必要。 （2）嚴把政策關。公文內(nèi)容必須符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規(guī)，做到與上級精神相一致、與已有政策相銜接、與本縣實際相符合。需征求有關部門（單位）意見的，應通過電話、函詢、印送征求意見稿、召開座談會等形式征求意見、協(xié)調(diào)研究，并做好記錄。 （3）嚴把法律法規(guī)關。公文必須按照法律、法規(guī)的規(guī)定闡述和反映本機關職權范圍內(nèi)的事項。必要時，可將文件送縣政府法制辦審核。 （4）嚴把內(nèi)容關。公文內(nèi)容要做到主題鮮明、重點突出、材料真實、判斷準確、結構嚴謹、內(nèi)容完整、邏輯嚴密、條理清晰，注重針對性和實效性，盡量減少關于重要性或意義的一般性論述。 （5）嚴把文字關。公文應做到文風平實質(zhì)樸、文字準確簡練。遣詞用句符合現(xiàn)代漢語語法和語言習慣，符合公文書面語言規(guī)范和特點。 （6）嚴把格式關。公文格式應做到文種選擇恰當、行文形式準確、文件體式規(guī)范。 4. 送簽。將《處理箋》、送簽清樣、來文審核底稿及征求意見的情況、相關背景材料從前至后依次排列整理成送簽全套件，根據(jù)分管室領導審簽意見按程序轉送有關單位審核、辦理，或呈報有關領導審簽。嚴禁出現(xiàn)逆向流轉。 5．復核。由辦公室領導復核文件審簽程序是否完備規(guī)范。審簽程序不完備、不規(guī)范的，應補齊或糾正。 6. 付印。由承辦人員按照公文辦理有關程序和規(guī)定對文件進行編號并填寫成文日期、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。 7. 發(fā)文。涉密文件以紙質(zhì)文件編號印發(fā)，做好取件登記。非涉密文件按發(fā)文范圍及時從網(wǎng)上發(fā)出。將word制作成PDF文檔，蓋上電子印章后按發(fā)文范圍網(wǎng)上發(fā)出。 8. 歸檔。文件歸檔共存2份，l份備查，1份歸檔。歸檔辦件從上至下依次包括文件處理箋、文件付印清樣、領導審核修改的清樣、承辦人員審核修改的底稿、來文單位報請行文的文件以及其他所附材料、文件成品。  9. 倒查。辦件歸檔后，承辦人員應立即對完成的公文校核工作進行倒查，確保各個環(huán)節(jié)要求均按規(guī)定落實到位。 三、內(nèi)部公文和外部公文流轉流程 政府： 內(nèi)部公文：科員起草--科長審核--辦公室核稿--領導批示--科室復核--辦公室印發(fā) 外單位來文：辦公室收發(fā)--領導批示--部門提意見并反饋--辦公室印發(fā)反饋 企事業(yè)單位： 四、公文流轉流程圖 五、公文流轉的特點 公文是各部門實施領導、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，一般分為收文、發(fā)文和內(nèi)部文件三類。我們說的公文管理是指收文、發(fā)文和內(nèi)部文件在處理過程中，利用計算機通訊技術、信息處理技術、數(shù)據(jù)庫技術，對公文的登記、起草、請辦、批辦、傳閱、簽批、辦理、催辦、會簽、下發(fā)、歸檔、查詢、統(tǒng)計等一系列活動進行的管理。 為了說明政府機關中公文的流轉機制，我們以某 個部委的公文處理過程為例。 現(xiàn)行系統(tǒng)中公文的流轉線路，如圖1所示。 在圖1中，“秘書處”是整個公文流轉的中樞站， 是報送“部領導”和各廳局之間進行公文交換的場所 ；各廳局的辦公室則是公文上報和廳局內(nèi)各處之間交 換公文的場所；綜合處則是各種發(fā)文的審定機構。 圖1 公文流轉的特點 　 辦公自動化的核心是電子公文的流轉和處理問題。尤其是在政府機關中，由于職能部門眾多，部門之間界限清楚，上下級關系嚴格，信息保密程度高，權限控制嚴密，各部門或個人職責分明，同時公文流量大，流轉的層面多，角色變換頻繁，因此，在政府機關辦公自動化系統(tǒng)中需要重點解決公文的流轉機制。 　　在政府機關的辦公系統(tǒng)中，公文流轉存在一些共性： 　1．層次性：在一個層面之間形成流轉環(huán)。在以上例子中形成了三個流轉層面，首先是部領導層，通過秘書處實現(xiàn)部領導之間的公文循環(huán)傳閱。其次是廳局領導層，通過各廳局下屬的辦公室實現(xiàn)廳局領導之間的公文循環(huán)傳閱。第三是各處室層，通過處領導的協(xié)調(diào)和安排，實現(xiàn)公文的傳閱。 　　2．中樞支持：在例子中，秘書處是部領導、辦公廳和各業(yè)務局之間進行公文交換的場所，也是公文分辦和催辦的中心。辦公室則是各廳局領導與下屬辦公室、業(yè)務處之間公文交換的機構。 　　3．固定流程：如圖2所示。 圖2 收文處理流程示意圖 同時，在政府機關的辦公系統(tǒng)中，公文流轉也存在一些特性： 1．在公文流轉過程中，秘書處、辦公室等中樞點可以根據(jù)領導的批示和公文辦理的情況改變公文的預定流程。 2．除了經(jīng)由秘書處、辦公室中轉的公文外，系統(tǒng)中也存在公文直送上級主管領導的現(xiàn)象。 3．公文從登記、擬制開始到最后歸檔，經(jīng)過諸多部門和人員處理，每個人所在的部門和職責不同，對公文擁有的權限也不同，需要根據(jù)角色的變換，對公文實施相應的操作。 六、公文的流轉機制設計 　公文流轉是辦公自動化的核心。由于在具體的應用單位中，組織機構分為不同的等級層次，每個層次在公文流轉中的角色和作用不同，因此，公文的流轉和流程選擇必須根據(jù)所處的位置和角色、權限等進行定義。 1.角色設置 根據(jù)公文流轉中的處理流程，我們將公文管理過程中的角色定義為：作者（擬稿人）、合作者（合作擬稿人）、部領導、廳局領導、處室領導、秘書處文書、辦公室文書、處室文書、核稿人、辦理人、被授權人、普通讀者、歸檔人、部門管理員、系統(tǒng)管理員等，分別完成不同的工作，如圖3所示。 　　其中，秘書處文書負責收文的第一次登記和分辦，以及報送部領導、分送辦公廳及各業(yè)務局的公文的登記工作，同時，根據(jù)部領導的批示，改變公文的既定流程。 　　同樣，辦公室文書則負責該廳或局內(nèi)收到的各種公文的登記和分辦工作，同時，根據(jù)廳局領導的批示處理公文。 作者（擬稿人）可以預制該公文（文件）的預定流程，或者確定合作者及讀者范圍。 圖3 公文流轉層成控制示意 圖3 2.流程分類 　公文的處理流程盡管可以根據(jù)收文、發(fā)文的種類和內(nèi)容發(fā)生變化，構成復雜、多變的流轉形式，但也存在一些基本的流程模式，由這些模式組成了整個公文的流轉流程。 串行流程：由一系列按順序執(zhí)行的操作組成，在系統(tǒng)中流轉的公文只有一個副本。如圖4（a）所示。 并行流程：由一系列可分別獨立運行的操作組成，在系統(tǒng)中流轉的公文有多個副本，如圖4（b）所示。 循環(huán)流程：由一系列反復執(zhí)行的操作組成，在一次循環(huán)中公文只有一個副本，但每次循環(huán)之后將產(chǎn)生一個新的副本。如圖4（c）所示。 分支流程：由多組可選擇的操作組成，每次根據(jù)當時的條件只選擇一個操作執(zhí)行，在系統(tǒng)中流轉的公文同時只有一個副本。如圖4（d）所示。 圖4 公文流轉中的基本流程形式 3.流程設置 　公文的流轉是與要處理的公文類型密切相關的，不僅收文和發(fā)文處理有不同的流程，而且不同類型和不同內(nèi)容的收文及發(fā)文，都可以有不同的處理流程。這些流程的設置和選擇，將由秘書處、辦公室等流轉中樞點根據(jù)領導的批示進行改變，但基本的流程是可以預設的，如：請示、審批、傳閱、催辦等�，F(xiàn)以發(fā)文處理的一個過程為例進行說明。 首先，各廳局所屬的業(yè)務處室的擬稿人員根據(jù)領導指示和工作要求，起草文件草稿，確定本文件的合作者，并選擇和設置協(xié)作流程。合作者完成協(xié)作后，由擬稿人確定起草完成，呈交本處室領導進行審閱、修改。如果需要請示廳局領導，則由處領導審批同意，將請示件提交辦公室轉達。 其次，廳局辦公室根據(jù)文件和請示件內(nèi)容，將公文上報廳局領導審批。領導完成簽批后，文件及批示意見退回辦公室，由辦公室文書確定文件的下一個流轉流程。如果需要上報部領導或者其他業(yè)務局協(xié)作，則將請示件送秘書處，由秘書處轉達；如果需要送本廳局其他領導批閱，則將文件、請示件和前面領導的批示一同送廳局領導；如果不需要上報或者其他業(yè)務局協(xié)作，則將文件及批示意見退回原處室。 第三，辦公廳秘書處對接收到的文件和請示件進行處理，決定文件是報送部領導批示、或送其他業(yè)務局處理、或送綜合處審核或退回上報廳局辦公室；對于領導批示的文件，則根據(jù)部領導的批示再決定文件的下一個流程。 謝謝觀賞hO9紅軟基地

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