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文秘 定義 　秘書職業(yè)主要指從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供服務(wù)的人員。它包含了從企業(yè)基礎(chǔ)文書、專職文秘到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員體系，要求從業(yè)人員具備較強的文字和語言溝通能力，綜合協(xié)調(diào)與合作能力，邏輯思維和分析能力等。 目錄 Part 1 秘書的工作職責(zé)  秘書的工作內(nèi)容  Part 2 秘書的為人處世  秘書與人際關(guān)系Part 3 九段秘書  秘書著裝打扮  Part 4 秘書舉止規(guī)范  中外秘書比較  秘書考試簡介  秘書工作職責(zé) 一、在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公日常行政事務(wù)及文秘工作。 二、負責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。 三、做好各種會議的記錄及會務(wù)工作。 四、 本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統(tǒng)計報表等事項的具體事宜。 五、做好單位印章管理，按規(guī)定開具介紹信。 六、做好賓客來訪接待工作。  七、負責(zé)本單位辦公用品的采購和供應(yīng)工作。  八、做好聯(lián)網(wǎng)微機管理工作，每天定時開機接收文件；做好信息收集及報送工作。 九、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)和各種應(yīng)急事務(wù)的處理 秘書的工作內(nèi)容 文秘須知的為人處世之道 與死板的人相處之道：　　 死板的人往往是我行我素，對人冷若冰霜。打招呼，也總是愛理不理，不會做出你所期待的反應(yīng). 所以，你在與這類人打交道時，不僅不能冷淡，反而應(yīng)該花些功夫仔細觀察，從他們的言行中尋找出他們真正感興趣的事來。一旦觸及到他們所熱心的話題，對方很可能會一掃往常那種死板的表情，而表現(xiàn)出相當大的熱情。 與傲慢無禮的人相處之道：　　 傲慢無禮的人往往自視清高、目中無人，表現(xiàn)出一副“唯我獨尊”的樣子。　　　首先，盡可能地減少與其交往的時間，減少他能夠表現(xiàn)自己傲慢無禮的機會。這樣，對方往往也會由于缺乏這樣的機會而不得不認真思考你所提出的問題。　　 其次，說話要語言簡潔明了。盡可能用最少的話清楚地表達你的要求與問題。這樣，讓對方感到你是一個很干脆的人，是一個很少有討價還價余地的人，因而約束自己的架子。 與少言寡語的人相處之道：　　通常會把少言寡語的人稱為“悶葫蘆”，和這種人在一起，總會感到沉悶和壓力。特別是對于一些性格比較外向、活躍的人，更是覺得難受。之所以這樣，可能是他們有某種心事而不愿多言。 在這種情況下，你應(yīng)該尊重對方，不要去破壞對方的心境，讓其保持一種內(nèi)心選擇的生存方式;相反，你如果故意地沒話找話，并拼命地想方設(shè)法與對方交談，只會適得其反，引起對方的反感。 與自私自利的人相處之道：　　自私自利的人盡管心目中只有自己，特別注重個人利益的得失，但是，他們也往往會因利而忘我地工作。你對他們不必有太高的期望，也沒有必要期望他們能夠像朋友那樣以情為重。 與這類人的交往關(guān)系可以僅僅是一種交換關(guān)系，按付出給回報，干得好壞不同，獲得的利益也會不一樣。 與爭強好勝的人相處之道：　　爭強好勝的人往往狂妄自大，自我炫耀，自我表現(xiàn)的欲望非常強烈。他們總是力求證明自己比別人強，比別人正確。當遇到競爭對手時，他們總是想方設(shè)法地擠對人，不擇手段地打擊人，力求在各方面占上風(fēng)。 對這樣的人，你不能一味地遷就，而有必要在適當?shù)臅r候，以適當?shù)姆绞酱驌粢幌滤�的傲氣，使他知道人外有人，天外有天�?與狂妄自大的人相處之道：　　狂妄的人實際上并沒有多少學(xué)問，往往是自吹自擂，夸夸其談，他們所表現(xiàn)的高傲、不屑一顧等神態(tài)，實際上是一種心靈空虛的補充劑，以維持其虛榮心。與他們交往似乎覺得他們視野開闊，天南地北，無所不曉，好一副居高臨下的樣子，但只要就某一問題深入地與之探討，他便會露出馬腳。一旦露了馬腳，他的威風(fēng)也就自然掃地。 另外，與這類人初次相處，可以用你的常識將之“震”住，如果做到了這一點，往后的交往便會順利了。 九段秘書 領(lǐng)導(dǎo)可能會遇到一些沒有經(jīng)驗的新手秘書或者一些不合格的秘書。那么…… 一個優(yōu)秀的秘書需要具備： 一個優(yōu)秀的秘書最需要具備： 結(jié)果思維 九段秘書之間的最大差別就在于： 結(jié)果思維 秘書的著裝打扮 秘書的著裝禮儀是一門藝術(shù)， 一門學(xué)問。秘書人員往往代表著組織的形象， 個人服裝禮儀上的表現(xiàn)往往決定著秘書人員給人的第一印象。在各種場合穿著都美觀得體的秘書，能充分煥發(fā)出一種魅力，人際上極易贏得上下一致的好感，工作上也能左右逢源，獲得眾人的支持，取得事業(yè)的成功。 著裝的基本原則 （1）時間原則，指秘書的穿著應(yīng)體現(xiàn)時代、年齡、季節(jié)等特點。 體現(xiàn)時代特點是指著裝要順應(yīng)時代的潮流和節(jié)奏，既不能太落伍，也不能太超前 。 體現(xiàn)年齡特點是說應(yīng)考慮到著裝者的年齡。 體現(xiàn)季節(jié)特點是說著裝應(yīng)隨季節(jié)變化而變化。 （2）地點原則，指秘書著裝應(yīng)與活動的地點環(huán)境相符合。 地點有大地點與小地點之分。 大地點要求考慮你去的國家、地區(qū)所處的地理位置、自然條件、文化背景、風(fēng)俗人情等。 小地點則指你當天所處的小環(huán)境特點，是辦公室還是野外，是廠礦還是農(nóng)村，是燈光變幻的舞廳還是寂靜肅然的會議室，根據(jù)這些，有針對性地選擇好自己的服飾，地點相同，若身著不同的服飾，人們對你的印象、評價都會不同。 （3）場合原則，指服飾穿著要與場合氣氛相和諧，也就是要根據(jù)不同場合來進行著裝。 工作場合著裝，即上班裝的選擇，要求與職業(yè)相協(xié)調(diào)，秘書人員上班裝總的要求是莊重典雅，以與辦公室莊重嚴肅的氣氛相吻合 。 至于社交場合的著裝，由于人們在交際中，所處場合的多變化，所以應(yīng)該根據(jù)所處場合氣氛的變化來選擇服飾。 辦公室著裝 1.制作精良 要選擇優(yōu)質(zhì)面料，如果面料較差， 職業(yè)女裝的檔次將大大降低。套裝或套裙一般與襯衫搭配，襯衫的面料應(yīng)以輕薄、柔滑的質(zhì)地為首選。 款式要大方，女秘書在選擇職業(yè)裝時不可過于追求時髦， 也不能太守舊， 過時俗套。 女秘書在選擇職業(yè)裝時一定要認真仔細， 看其是否針腳嚴密、針線直正、表面平展、左右對稱、紐扣訂牢、拉鎖完好等， 切忌馬虎大意。 2.外觀整潔 一般情況下， 外觀整潔與否都是評價服裝質(zhì)量優(yōu)劣的首要指標之一。女秘書平時所穿衣服，即使款式面料一般， 但只要做到干凈、清爽、平整， 同樣會為交往對象所接受。相反，如果衣服不夠整潔， 甚至布滿褶皺、骯臟不堪， 就會貽笑于人，同時秘書所在組織也會失去別人的信任。 3.文明大方 女秘書著裝打扮不但要符合干練、干凈、整潔、文明大方的要求， 而且要不落俗套、端莊文雅。女秘書切忌穿過露、過透、過短和過緊的服裝。襯衫一般不直接外穿， 襯衫下擺要放入裙內(nèi)或褲內(nèi)。不得佩戴過分夸張的飾品。 4.搭配得體 除了主體衣服外， 鞋襪與衣服的搭配也有講究。穿套裙一定要穿絲襪， 襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協(xié)調(diào)為好。不宜穿涼鞋或靴子， 黑色皮鞋可以和大部分服裝相配。職業(yè)女裝的各個部分應(yīng)相互呼應(yīng)， 在整體上盡可能做到簡單、大方、和諧，以展現(xiàn)職業(yè)女性之美。 男秘書： 　　1. 不要穿太過合身的衣服，除非你想看起來像根竹竿立在那里。 　　2. 在休閑的場合里把上衣，襯衫或是T-Shirt拉到褲頭外面來，以截斷視覺的延長效果。 　　3. 盡量挑選顏色淺及柔和的色調(diào)搭配。 秘書的打扮 隨著社會交往的日益頻繁，儀容之美及現(xiàn)代美容化妝術(shù)(包括男子美容化妝)越來越受到人們的關(guān)注。學(xué)習(xí)一些美容化妝知識，掌握基本的化妝技巧，對提高人的審美能力、培養(yǎng)健康的審美情趣、美化社會生活大有益處。 面部化妝 秘書人員化妝總的原則是要少而精，強調(diào)和突出自身自然美的部分，減弱或掩蓋容貌上的缺陷。同時，還要注意環(huán)境氣氛和場合的變化，使自己“淡妝濃抹總相宜”。 適當?shù)匦拚�自己的容貌是對別人的尊重，女秘書可以準備一些簡便實用的化妝工具和化妝品。必備的化妝工具有粉撲、眉刷、唇筆、修容刷、小鏡子等；必備的化妝品有粉霜或粉餅、蜜粉、眼影、眼線筆、唇膏、修容餅。在辦公室工作時可以化點淡妝，５分鐘就能完成。 秘書的舉止規(guī)范 （一）站姿 抬頭，目視前方，挺胸直腰，肩平，雙臂自然下垂，收腹，雙腿并攏直立，腳尖分呈V字型，身體重心放到兩腳中間，也可兩腳分開，比肩略窄，雙手合起，放在腹前或背后。 開晨會時，男職員應(yīng)兩腳分開，比肩略窄，雙手合起放在背后；女職員應(yīng)雙腳并攏，腳尖分呈V字型，雙手合起放于腹前。 （二）坐姿 輕輕入座，至少坐滿椅子的2/3，后背輕靠椅背，雙膝自然并攏（男性可略分開）。對坐談話時，身體稍向前傾，表示尊重和謙虛。如果長時間端坐，可將兩腿交叉重疊，但要注意將腿向后回收。 （三）行姿 （四）手勢 雙目平視，面帶微笑微收下顎。上身挺直，頭正，挺胸收腹，重心稍前傾，手臂伸直放松，手指自然彎曲，擺時要以肩關(guān)節(jié)為軸，上臂帶動前臂向前，手臂搖擺直線，向后擺動時，手臂外開不超過30-35度。 秘書常用手勢： 1.橫擺式”手勢 表示前進 2.“直臂式”手勢 表示請往前走 3.“斜擺式”手勢 表示請坐 （五）握手 （六）鞠躬 順序：上級在先，主人在先，長者在先，女性在先 時間：3-5秒為宜 力度：不宜過大，但也不宜毫無力度 握手時，應(yīng)目視對方并面帶微笑 切不可帶著手套與人握手 鞠躬的場合與要求：遇到客人或表示感謝或回禮時，行15度鞠躬禮；遇到尊貴客人來訪時，行39度鞠躬禮。行李時面對客人，并攏雙腳，視線由對方臉上落至自己腳前1.5米（15度禮）及腳前1米處（30度禮）。男性雙手放在身體兩側(cè)，女性雙手合起放在在身體前面。 （七）問候 早晨上班見面時，互相問候“早上好！”，“早晨好！”等 因公外出應(yīng)向部門的其他人打招呼 在公司或外出時遇見客人，應(yīng)面帶微笑主動上前打招呼 下班時也應(yīng)打招呼后再離開，如“明天見”，“再見”等 停下腳步 面帶微笑 注視對方 鞠躬到位 說早上好 中外秘書比較 相同點：適應(yīng)性，工作繁瑣，工作認真，忠誠，與同事和睦，良好心態(tài) 不同點：辦公環(huán)境不同，職能不同，協(xié)調(diào)地位的差異 相同點 適應(yīng)性：剛進入職場遇到的都是陌生的環(huán)境和陌生的同事，如何在最短的時間適應(yīng)這一切就變得尤為重要。身為一個合格的職場人，有著良好的適應(yīng)性就是必備的素質(zhì)了。如《時尚女魔頭》里的安迪在很短的時間里，由內(nèi)而外改造了自己，使原本格格不入的自己最終得到了領(lǐng)導(dǎo)的青睞。不難看出，良好的適應(yīng)性是中外秘書的必備要求。 工作繁瑣：秘書的工作很繁瑣，甚至可以用雜亂來形容。需要聯(lián)系各方面的事務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)的日程，做好接待工作，訂機票，訂酒店，給領(lǐng)導(dǎo)買各種需要的東西。遇到嚴厲的領(lǐng)導(dǎo)，稍有差錯就是一頓嚴厲的批評，嚴重的還會被炒魷魚。在《時尚女魔頭》中米蘭達每天都會給安迪許多難以完成的任務(wù)，連買咖啡都必須做。而安迪必須記下這些事，并在最短的時間里做好這些事。由此可見，中外秘書做的事都很繁雜，大大小小的事都要做好。 相同點 工作認真、用心：身為秘書，在職場中工作要認真，上司布置的任務(wù)要認真高效的完成，做好自己的本職工作。 忠誠：日常生活中，每個上司都希望自己的下屬對自己忠心耿耿。秘書和領(lǐng)導(dǎo)在工作和生活中的接觸可能比其家人還多，在工作上為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，在生活上對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心照顧，既是份內(nèi)之事，又是人之常情。對老板忠心真誠的秘書，才能贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，才能取得成功。 與同事和睦相處：在工作中要與同事處好關(guān)系，與他們和睦相處，這樣可以有很好的工作氛圍，做事可以事半功倍。只有真誠的對待他們，才能在公司這個集體里更好的施展自己的才華。 良好的心態(tài)：剛畢業(yè)的大學(xué)生往往眼高手低，長此以往就會產(chǎn)生厭倦心理，保持良好心態(tài)，擺正自己的位置，才能把工作越做越好。 不同點 1 辦公環(huán)境的不同：中國對環(huán)境要求不高，只要干凈整潔，舒適就可以了。 英美等國特別注意豪華舒適，對辦公室的空間安排，照明，溫度，濕度，隔音等十分講究。甚至?xí)�配備有美容室和服裝室。 2 職能的不同：中國的秘書只要做工作上交代的事情，老板并不會把過多的私人事情交給秘書處理。而國外的上司會把工作和生活上的私事都交給秘書處理。 秘書協(xié)調(diào)的地位差異：在我國，領(lǐng)導(dǎo)人活動安排中，特別強調(diào)整個領(lǐng)導(dǎo)成員活動安排的協(xié)調(diào)有序性。要保證領(lǐng)導(dǎo)成員之間的溝通不能中斷，要保持機關(guān)日常事務(wù)有領(lǐng)導(dǎo)成員主持，要盡可能保持領(lǐng)導(dǎo)成員的辦公會議全額到會等等。 西方領(lǐng)導(dǎo)人活動安排，雖然也比較注重上述安排，但更強調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人活動的靈活性。 秘書考試 考試簡介 基本了解 等級劃分 全國秘書證考試內(nèi)容 考試時間 詳細內(nèi)容 基本了解 國家秘書職業(yè)資格證書　由國家勞動和社會保障部推出�？荚噧�(nèi)容分秘書（涉外）、秘書（普通）兩個種類，每個種類分國家職業(yè)資格五級、四級、三級和二級共四個級別。其中，秘書（涉外）專業(yè)外語考核設(shè)英語、日語、俄語3個語種，報考人員可根據(jù)自己的專業(yè)語種，任選一種語言應(yīng)試。 等級劃分 本職業(yè)共設(shè)四個等級，分別為五級秘書(國家職業(yè)資格五級)、四級秘書(國家職業(yè)資格四級)、三級秘書(國家職業(yè)資格三級)和二級秘書(國家職業(yè)資格二級)。 文秘考試內(nèi)容 文書寫作、公關(guān)禮儀、檔案管理、辦公室自動化、辦公室工作、法律與經(jīng)濟管理概論、外語（英、日、俄等） 考試時間 秘書考試一年兩次，上半年5月份考試，下半年11月份考試，具體考試時間每年略有不同。 詳細內(nèi)容 考試分兩科，秘書基礎(chǔ)知識和實際操作題，都是筆試，一天考完。實際操作題是看錄像再作答。兩科滿分均為100分，兩科均考到60以上視為通過，如果考過一科成績保留一次 三級考試內(nèi)容 卷一 第一部分，1～25小題，為職業(yè)道德試題； （一）單項選擇題（第1～8題） (二）多項選擇題（第9～16題） 二、職業(yè)道德個人表現(xiàn)部分（第16～25題） 第二部分 理論知識 （26~125題，共100道題，滿分為100分） 卷二 操作技能試卷 一、案例分析題（第一題20分，第2題30分，共50分） 1、請看案例分析素材錄像，找出錄像中秘書行為及工作環(huán)境中正確或錯誤的地方（每題連續(xù)播放兩遍，應(yīng)至少找出10處正誤點）。 2、請看案例分析素材錄像，找出錄像中秘書行為及工作環(huán)境中正確或錯誤的地方（每題連續(xù)播放兩遍，應(yīng)至少找出15處正誤點）。 二、操作題（第3題——第4題，每題15分，第5題20分，共50分） Thank you !VXB紅軟基地

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